QUẢN LÝ TỐT ĐƠN HÀNG, DỄ DÀNG CHỐT NGÀN ĐƠN!

img

Đơn hàng “tắc nghẽn”, bỏ sót đơn, giao hàng chậm,... là những hệ quả thường thấy của một quy trình xử lý đơn hàng kém, khiến các chủ shop đau đầu và ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của khách hàng. Khi quy mô cửa hàng lớn dần và số lượng đơn hàng tăng cao, việc quản lý quy trình này càng trở nên quan trọng hơn. Vậy có bí quyết nào giúp việc quản lý đơn hàng trở nên dễ dàng và tối ưu hơn không? Hãy tìm hiểu ngay cùng GHN nhé!

1. Trước tiên, quy trình quản lý đơn đặt hàng là gì?

Quản lý đơn đặt hàng là một quá trình xuyên suốt mà người bán cần theo dõi, điều phối từ lúc đơn hàng được đặt, vận chuyển đến lúc đơn hàng hoàn thành. Quy trình này chỉ kết thúc khi sản phẩm được giao đến tay khách hàng, bạn xử lý các vấn đề có thể phát sinh (nếu có) sau khi bán và nhận được tiền từ họ.

Quá trình quản lý đơn hàng thường bao gồm các giai đoạn sau:

- Giai đoạn 1: Tiếp nhận đơn hàng

Sau khi khách hàng chọn sản phẩm và hình thức thanh toán, chủ shop kiểm tra xem sản phẩm có đủ trong kho không. Nếu không, chủ shop cần tư vấn để khách chọn sản phẩm khác hoặc thống nhất với khách về cách xử lý phù hợp (hủy đơn, hoãn thời gian giao hàng,...). Nếu có, chủ shop xác nhận đơn hàng và tiến hành giai đoạn kế tiếp. Khách hàng có thể chuyển một phần tiền cọc cho sản phẩm hoặc chuyển 100% tiền hàng trong bước này.

- Giai đoạn 2: Thực hiện đơn hàng

Sau khi đơn hàng được xác nhận, chủ shop hoặc nhân viên cần chuẩn bị sản phẩm đúng yêu cầu của khách rồi đóng gói một cách phù hợp để tránh hư hỏng và tổn thất. Việc đóng gói hàng cẩn thận và có thẩm mỹ sẽ giúp tăng thiện cảm của khách dành cho shop bạn. Đơn hàng sau đó sẽ được giao cho đơn vị vận chuyển, gắn tem nhãn và hóa đơn đặt hàng. Ở bước này, chủ shop cần xác nhận đã giao cho đơn vị vận chuyển trên kênh bán hàng, đợi sản phẩm được chuyển đến tay khách hàng và nhận đủ số tiền hàng còn lại.

- Giai đoạn 3: Xử lý hậu bán hàng

Sau khi khách nhận hàng, họ có thể phản hồi tốt về sản phẩm hoặc yêu cầu đổi/trả & hoàn tiền nếu sản phẩm có vấn đề hay khác với yêu cầu ban đầu. Đây chính là lúc chủ shop cần phát huy khả năng giao tiếp, giải quyết vấn đề sao cho khách hàng hài lòng.

2. Gợi ý cho chủ shop một số cách tối ưu quy trình quản lý đơn hàng 

2.1. Áp dụng công nghệ cho quy trình quản lý

Khi quy mô của shop còn nhỏ, thoạt đầu việc quản lý đơn hàng với phương pháp thủ công như giấy tờ, hoặc “tiên tiến” hơn như file excel sẽ không làm bạn gặp nhiều khó khăn. Tuy nhiên, về lâu về dài khi số lượng đơn hàng tăng và shop của bạn phát triển hơn, các phương pháp này sẽ để lộ những điểm bất cập như: rủi ro mất hàng, sai hàng, giao hàng chậm trễ, thống kê đơn hàng không đầy đủ, nhập sai số liệu,... làm ảnh hưởng đến lòng tin của khách cũng như uy tín, doanh thu của shop.

Để giảm thiểu rủi ro và giúp shop vận hành trơn tru hơn, bạn cần cởi mở để áp dụng công nghệ vào quy trình quản lý của mình, sử dụng các phần mềm bán hàng mang lại các lợi ích như:

- Khả năng tạo và xử lý đơn hàng tại một điểm mang lại cái nhìn tổng quát cho chủ shop

- Theo dõi trạng thái đơn hàng từ mọi kênh bán hàng theo thời gian thực

- Toàn bộ giao dịch đều được lưu lại với đầy đủ thông tin về khách hàng, sản phẩm, tiền hàng,... giúp bạn dễ dàng đối chiếu khi có vấn đề phát sinh

- Cập nhật tình hình kho hàng liên tục, tránh tình trạng hết hàng nhưng chủ shop không biết

- Thống kê, phân tích và báo cáo chi tiết đơn hàng, doanh thu, sản phẩm một cách khoa học

- Kết nối với hệ thống đơn vị vận chuyển để cập nhật tình hình giao hàng nhanh chóng

- Theo dõi báo cáo bán hàng mọi lúc mọi nơi với thiết bị thông minh

2.2. Quản lý sát sao hàng tồn kho

Khi chủ shop mở rộng bán hàng đa kênh hoặc bán qua mạng lưới CTV, khả năng kiểm sát hiệu quả hàng tồn kho là một trong những điều tối quan trọng. Dù sử dụng phần mềm hay làm thủ công, người bán cần nắm được số lượng hàng còn hay hết và hiển thị chính xác ở các kênh trước khi có khách đặt đơn. Hàng tồn kho nếu không được cập nhật kịp thời có thể khiến quá trình đặt hàng bị ngắt quãng khi thiếu hàng. Ngược lại, nắm rõ số lượng hàng tồn cũng cho phép chủ shop kịp thời lên các kế hoạch tiếp thị, khuyến mãi để giảm chi phí khi hàng tồn quá lâu và nhiều.

2.3. Áp dụng quy tắc: Nhập trước, xuất sau

Dù “nhập trước, xuất sau” có vẻ là điều hiển nhiên, theo thực tế, rất nhiều shop mắc phải sai lầm và bỏ sót đơn hàng của khách khi xử lý. Nguyên nhân điển hình đến từ thiếu sót trong quá trình nhập liệu và điều chỉnh đơn hàng thủ công của các shop nhỏ hoặc vừa thành lập, vốn chưa có hệ thống chuyên nghiệp cho quá trình xuất nhập hàng. Để khắc phục tình trạng này, các chủ shop nên trang bị cho mình phần mềm quản lý phù hợp và tuyệt đối chỉ xuất hàng khi đã nhập đủ thông tin, ghi nhận đơn hàng vào hệ thống của mình.

2.4. Chọn đơn vị vận chuyển uy tín

Để đáp ứng được lượng đơn hàng cần giao mỗi ngày tới người mua, chủ shop nên chọn cho mình đơn vị vận chuyển uy tín để đảm bảo việc giao hàng đúng hẹn với giá thành cạnh tranh. 

Chậm lại 1 phút! Vậy còn gì chần chừ mà không xem ngay các chính sách đồng giá hấp dẫn chỉ từ 16,5K tại GHN shop ơiii: https://ghn.vn/pages/sieu-dong-gia

Shop nên đầu tư thời gian nghiên cứu để kết nối với đối tác phù hợp, giúp khách hàng cảm nhận được sự chuyên nghiệp cũng như quan tâm của shop thông qua khâu vận chuyển nhé. Đây cũng là yếu tố quan trọng giúp khách hàng quyết định xem có nên mua hàng những lần tới ở shop bạn hay không. Ngoài ra, chủ shop cũng cần chủ động lập file ghi lại mã các đơn hàng (mã mà đơn vị vận chuyển gắn cho từng đơn hàng) để dễ dàng quản lý đơn. Khi có sự cố phát sinh, bạn có thể thuận tiện kiểm tra, liên lạc với bên giao hàng và thông báo minh bạch với khách của shop mình.

Việc quản lý đơn hàng tưởng chừng như phức tạp nhưng với phương pháp và công cụ phù hợp, chủ shop hoàn toàn có thể “cân” tốt nhiệm vụ này. Mong rằng những bí quyết trên từ GHN sẽ giúp bạn cải thiện hoạt động kinh doanh và mang lại những kết quả như mong đợi!

Bài viết liên quan

Mở một cửa hàng đồ chơi là mô hình kinh doanh đầy tiềm năng về doanh thu. Mặc dù có nhiều cơ hội để thành công với mặt hàng này, nhưng chủ shop cần phải nghiên cứu cẩn thận những thông tin cần thiết để bắt đầu “dấn thân” vào một thị trường hấp dẫn này.

Thú cưng dần trở thành một người bạn thân thiết và được coi như một “thành viên" chính thức trong gia đình. Vì thế, rất nhiều người sẵn sàng chịu chi khủng để mua sắm những mặt hàng tốt nhất cho bé cưng của mình. Các shop bán đồ cho thú cưng vì vậy cũng mọc lên rất nhiều, khiến cho thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt hơn. Dù vậy, trong thách thức vẫn luôn có cơ hội phải không nào? Cùng GHN khám phá 04 mẹo kinh doanh đồ cho thú cưng hiệu quả, nắm bắt thời cơ và “chiến” thôi cả nhà nhé!

Không chỉ bán hàng trên fanpage, trang cá nhân hay tính năng Marketplace, người dùng Facebook cũng thường chọn các group (hội/nhóm) để quảng bá sản phẩm của mình miễn phí. Tuy vậy, không phải ai cũng tìm ra cách để thành công với hướng đi này. Đừng lo, GHN sẽ “bật mí” ngay đây những lưu ý cần nhớ để có thể ra đơn từ các group Facebook, chủ shop nhanh lấy giấy bút ghi lại nhé!

Bạn đang khởi nghiệp với một cửa hàng buôn bán nhỏ lẻ và đang loay hoay kiếm cách để thu hút nhiều khách hàng ghé thăm? Tham khảo các gợi ý hữu ích sau để xây dựng một chiến lược kinh doanh bán lẻ bài bản và hiệu quả từ GHN nhé!