QUẢN LÝ NHÂN VIÊN TỪ XA PHẢI LÀM SAO TA?

img

Việc mở rộng cửa hàng hẳn là một điều chủ Shop nào cũng ao ước. Thế nhưng thuyền to thì sóng lớn, mở rộng vậy rồi thì sao mà quản lý từ xa được ta? Để giải quyết những “lấn cấn” đó của Shop, hôm nay GHN sẽ dẫn bạn đi tìm hiểu 03 cách quản lý nhân “xa mặt mà chẳng cách lòng”, đảm bảo đọc xong “khai sáng” luôn Shop nhá!

1. Truyền tải văn hóa doanh nghiệp, chia sẻ mục tiêu kinh doanh

Trước hết văn hóa doanh nghiệp xuất phát từ những triết lý sáng lập của người chủ. Tôi muốn cửa hàng của tôi sẽ theo định hướng như này với những sứ mệnh nào đó cho cộng đồng và có những giá trị cốt lõi gì? Hiểu đơn giản thì văn hóa sẽ biểu hiện qua việc tôi luôn làm gì, tôi luôn nói gì, tôi luôn ứng xử như thế nào với những gì tôi nghĩ và đặt ra từ ban đầu. 

Ví dụ bạn mong muốn xây dựng một cửa hàng không chỉ là nơi mua sắm quần áo mà còn là điểm đến của thời trang bền vững. Đồng thời, một trong những giá trị cốt lõi của cửa hàng là xem khách hàng là trung tâm. Văn hóa đó thôi thúc mọi người trong cửa hàng từ ông chủ cho đến nhân viên. Chủ Shop thì sẽ ưu tiên nhập hay sản xuất các loại mặt hàng mà tạo ra ít rác thải thời trang cho môi trường hay các loại quần áo dễ phân hủy khi không còn sử dụng. Trong khi đó, các bạn nhân viên thì luôn nghĩ rằng mình phải cư xử phải phép với khách hàng vì họ là trung tâm. 

Như vậy văn hóa doanh nghiệp có thể tự động hóa, đồng bộ hóa hành vi kinh doanh của mọi người ở trong cùng một tổ chức. Từ việc ngấm kỹ các văn hóa của cửa hàng, chủ Shop có thể dễ dàng chia sẻ mục tiêu kinh doanh cho mỗi nhân viên và toàn doanh nghiệp. 

Với mục tiêu rõ ràng thì nhân viên cửa hàng sẽ có động lực và mục tiêu cụ thể trong công việc để tạo lập một kế hoạch riêng, nhằm gia tăng hiệu quả và đạt KPI. Việc ý thức được mình phải làm gì sẽ gia tăng sự cam kết của nhân viên đối với công việc và tự ý thức mình là một phần của doanh nghiệp từ đó làm cho mọi thứ tốt hơn. 

Bài học: Cần thường xuyên cập nhật những thông báo, bảng tin để nhân viên có thể nắm bắt thông tin nhanh chóng và hiểu rõ hơn về giá trị cửa hàng tạo ra cho bản thân, kinh tế, môi trường, xã hội. 

2. Phân quyền, trao quyền cho nhân viên

Vì công việc của bạn là quản lý từ xa cho nên sẽ không thể lúc nào bạn cũng có thể ở bên cạnh và đốc thúc nhân viên 24/7. Do đó, việc bạn trao đi quyền quản lý cửa hàng cũng là giúp cho bạn giảm đi được phiền lo và tối ưu hóa quy trình. Ví dụ khi khách hàng khiếu nại với Shop quần áo vì chất lượng sản phẩm bị lỗi như xổ chỉ, mất cúc. Trong tình huống như vậy, nếu bạn không tập huấn và trao quyền để nhân viên phản ứng nhanh thì sẽ gây ra rất nhiều hệ lụy như tỷ lệ khách hàng trung thành thấp, điểm đánh giá trên Google không cao, thậm chí có thể bị “phốt” trên các diễn đàn, cộng đồng khiến cho khách hàng tẩy chay. 

Về vấn đề phân quyền, chia sẻ thông tin cũng là một vấn đề rất quan trọng. Vì muốn ra quyết định thì cần phải có đủ thông tin, có thể là một quản lý cửa hàng cần phải nắm bắt được giá nhập, quy trình sản xuất hay chi phí tồn kho,...để có thể tự mình giải thích khi khách hàng phàn nàn về giá cả. 

Đồng thời, chủ Shop nên cung cấp cho mỗi nhân viên một tài khoản riêng và được phân chia những quyền thông tin phù hợp với vị trí công việc. Ví dụ nhân viên thu ngân chỉ có quyền truy cập được giá bán lẻ (giá niêm yết) mà không thể biết được giá nhập, giá buôn của sản phẩm, kế toán viên tại cửa hàng sẽ có khả năng nắm bắt được các giao dịch thu chi, trong khi đó cửa hàng trưởng sẽ chỉ xem được số liệu của cửa hàng mình phụ trách chứ không phải các cửa hàng khác. Sự chia sẻ và phân quyền thông tin ngoài việc giúp bảo mật thông tin còn giúp nhân viên thao tác trên phần mềm dễ dàng hơn. Đồng thời, họ cũng có thể tập trung hơn vào công việc của mình.

Bài học: Luôn trao và phân quyền để mọi công việc trở nên khoa học và trơn tru!

3. Sử dụng phần mềm ghi nhận các hoạt động giao dịch của nhân viên

GHN cho rằng, dù thời gian ban đầu là thời gian đốt rất nhiều tiền nhưng việc đầu tư cho các phần mềm hệ thống thông tin quản lý không hề dư thừa. Bởi vì các phần mềm ERP sẽ giúp cho công việc kinh doanh vận hành “êm ru” và không hề sai sót. Ví dụ như hàng ngày chủ Shop sẽ dùng hệ thống để ghi nhận chính xác lượng đơn bán ra mà không phụ thuộc vào sổ sách như thời trước.

Bằng việc ghi nhận mỗi giao dịch mua, bán, xuất nhập ứng với tên của nhân viên thao tác. Chủ cửa hàng sẽ rất dễ dàng lọc ra tất cả các giao dịch của một nhân viên cụ thể, hoặc xem báo cáo doanh thu nhân viên kiếm về cho cửa hàng, từ đó đánh giá hiệu quả làm việc và trả lương cho nhân viên đó. Quản lý doanh thu kiếm được bằng hệ thống ghi nhận có thể cho biết được rằng nhân viên đó có đạt hay vượt KPI hay không. Bên cạnh đó, sự ghi nhận chặt chẽ từng thao tác của nhân viên, như lịch sử sửa, xóa hóa đơn, phiếu xuất nhập kho, hay chi tiết hơn là hóa đơn đó đã được in mấy lần, bởi ai, vào thời điểm nào…sẽ giảm thiểu tình trạng gian lận của những người phía dưới.

Phải đánh giá rằng các phần mềm quản lý bán hàng bằng việc áp dụng công nghệ điện toán đám mây, đồng bộ hóa dữ liệu qua Internet (IoT) có thể dễ dàng cho chủ Shop nắm bắt tình hình dù không có mặt tại điểm bán. Thêm vào đó, việc giám sát từ xa cũng giúp cho nhân viên cảm thấy thoải mái khi làm việc, nâng cao khả năng sáng tạo cũng như hiệu quả công việc được tăng lên đáng kể.  

Bài học: Sử dụng phần mềm quản lý, việc thêm tiện, nhân viên thoải mái!

03 cách trên có làm bạn “bừng tỉnh” và xua tan cơn đau đầu bấy lâu? Kinh doanh là chặng đường dài, nhưng nếu biết được nhưng kinh nghiệm của GHN thì chắc hẳn chuyện làm giàu không còn là không tưởng nữa nha! 

Bài viết liên quan

Các lưu ý khi buôn bán sỉ để lợi nhuận cao

Tiktok đã không còn là một nền tảng xa lạ đối với người dùng mạng xã hội với những video ngắn với đa dạng chủ đề và đầy thú vị. Nhưng chủ shop có biết, giờ đây Tiktok đã cho ra mắt ứng dụng Tiktok Shop, công cụ cho phép những người kinh doanh có thể tạo và quản lý các gian hàng của mình trên Tiktok một cách tiện lợi. Cùng GHN tìm hiểu Tik Tok Shop là gì và những lợi thế mà chủ shop có thể có được với tiện ích mới này nhé!

Sản phẩm Handmade là một trong những sản phẩm tiềm năng dành cho những chủ Shop yêu thích nghệ thuật. Tuy nhiên, GHN phải thừa nhận rằng đây là một trong những sản phẩm không hề dễ bán. Muốn dễ bán, bạn thử nán lại với bài viết này để xem kinh nghiệm của Nhà Cam nha!

Tham gia vào thị trường và quyết định kinh doanh không phải là câu chuyện đơn giản. Mỗi chủ shop cần trang bị cho mình rất nhiều kiến thức để thành công, trong đó vốn và chi phí là một trong những yếu tố nền tảng quan trọng ảnh hưởng đến sự thành - bại của kinh doanh. Nhiều người không biết cách phân bổ nguồn vốn phù hợp bởi họ không lường trước được các loại chi phí sẽ phải đối mặt. Hãy cùng GHN điểm mặt gọi tên những loại chi phí chính mà các chủ shop cần quan tâm nhé!